Đại hội đồng cổ đông là cuộc họp thường niên mỗi năm một lần của các doanh nghiệp để tổng kết lại hoạt động sản xuất kinh doanh trong 1 năm và hướng đến những mục tiêu trong năm tiếp theo. Đây còn là dịp để các bên liên quan cùng giải quyết các vấn đề phát sinh hoặc bầu lại Ban Hội đồng quản trị mới khi ban quản trị cũ đã hết nhiệm kỳ. Các buổi Đại hội cổ đông được xem là sự kiện quan trọng, là dịp để các quyền cổ đông có thể trực tiếp trao đổi về mọi vấn đề kinh doanh với những người lãnh đạo doanh nghiệp. Chính vì vậy mà buổi đại hội này cần được chuẩn bị thật chu đáo.
Chủ tịch hội đồng quản trị chịu trách nhiệm điều khiển cuộc họp hoặc ủy quyền cho người chuẩn bị theo các bước sau:
Bước lên danh sách cho cuộc họp
Đầu tiên thì ta sẽ phải lên danh sách người dự họp. Danh sách này phải hoàn thành sớm hơn 30 ngày hoặc một khoảng thời gian theo quy định của công ty trước khi cuộc họp diễn ra.
Bước thông báo cuộc họp
Tiếp đến là khâu thông báo cho từng cổ đông hoặc các ủy viên của Hội đồng quản trị về ngày giờ chi tiết. Thông báo tới từng cổ đông phải được thực hiện trễ nhất là 7 ngày trước ngày khai mạc. Đối với các cuộc họp bất thường thì thời gian thông báo không được quy định cụ thể. Tuy nhiên thời hạn lý tưởng sẽ là 2 tuần trước ngày khai mạc.
Bước lên chương trình
Tiếp theo là công đoạn lên chương trình chi tiết về cuộc họp. Theo điều 99.1 và 100.2 của Luật doanh nghiệp thì bản chi tiết này phải được gửi trước cho các bên liên quan để họ có thể phản hồi về chương trình. Sau khi ghi nhận phản hồi thì chương trình sẽ được điều chỉnh và gửi lại một lần nữa.
Bước chuẩn bị tài liệu
Cùng với bước lên chương trình thì ta cũng sẽ phải chuẩn bị các tài liệu cơ sở cho từng vấn đề của chương trình. Tài liệu này bao gồm đủ mọi thông tin cần thiết và phải được gửi cho những người liên quan trễ nhất là 1 tuần trước ngày khai mạc đại hội.
Bước bố trí điều kiện cho cuộc họp
Tại địa điểm tổ chức, công ty đã bố trí phòng họp với đầy đủ tiện nghi, màn hình chiếu thông tin, phiếu bầu cũng như đồ ăn nhẹ và nước uống để tất cả các cổ đông tham gia có thể thoải mái nhất khi tham gia cuộc họp, đặc biệt là những cuộc họp quan trọng và kéo dài.
Đại hội đồng cổ đông năm 2020 của Saigonres Group đánh dấu những bước chuyển mình quan trọng, đương đầu với những thử thách lớn, và đón nhận những cơ hội đầu tư mới, chính vì vậy công tác chuẩn bị hướng đến đại hội đã được HĐQT cùng các bên liên quan tiến hành làm việc hết sức nghiêm túc và khẩn trương để có thể chuẩn bị cho một kì đại hội chất lượng nhất, từ đó đưa ra những quyết sách đúng đắn đối với con đường phát triển của công ty.
